LE RIUNIONI

Lo strumento più efficace per la condivisione delle informazioni è sicuramente la riunione. Un momento di aggiornamento e di confronto, dove le diverse esperienze e professionalità possono unirsi in tempo reale per consentire di prendere decisioni utilizzando tutte le competenze a disposizione dell’impresa.

Purtroppo però gestire più personalità nello stesso momento diventa molto complicato se non ci sono regole precise e disciplina, senza le quali la riunione diventa un momento estremamente dispersivo, in certi casi anche demotivante.

Quali sono le regole principali per condurre una riunione in modo efficace?

• UNO SCOPO PRECISO: le riunioni possono servire per aggiornare lo staff o per prendere decisioni. Pensare che da una riunione possano nascere idee o soluzioni può essere molto dispersivo e anche superficiale: al massimo possono nascere spunti da approfondire e che si può decidere di approfondire in una seconda riunione
• UN MODERATORE: una ed una sola persona organizza la riunione, informando per tempo i partecipanti, gestisce sia il tempo complessivo dell’incontro che gli interventi e sintetizza la conclusione di ogni confronto
• UN ORDINE DEL GIORNO: al massimo 2-3 argomenti, ben chiari e definiti, che devono essere messi a conoscenza dei partecipanti prima possibile, così che ognuno possa arrivare preparato
• TEMPO DEFINITO: sia per l’intero incontro che, eventualmente, per ogni argomento o intervento, per evitare dispersioni in termini di attenzione e partecipazione
• LE “VARIE ED EVENTUALI” HANNO UN TEMPO (MINIMO) DEFINITO: avere tutti disponibili può essere una tentazione per qualche partecipante di cercare di risolvere un proprio problema con l’aiuto di tutti, ma l’errore è che se gli altri non sono preparati a questa discussione si rischia di perdere tanto tempo e oltretutto di non trovare soluzioni efficaci (eventualmente si può chiedere al moderatore di mettere l’argomento nel prossimo ordine del giorno)
• CADENZA REGOLARE: trovarsi ogni settimana per una/due ore permette di limitare gli argomenti in discussione e di aggiornare tutti, oltre a poter trattare correttamente quelle “varie ed eventuali” che sono emerse nelle riunioni precedenti